Microsoft 365: Beteiligungsrechte und Handlungsmöglichkeiten des Betriebsrats bei der Einführung und Anwendung

Microsoft 365 enthält viele Möglichkeiten und Funktionen. Neben den klassischen Office-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint usw. sind in den letzten Jahren noch diverse Apps (Teams, Planner, OneNote ...) hinzugekommen. Aufgaben und Projekte können standortübergreifend gemeinsam in Gruppen bearbeitet, Sitzungen digital durchgeführt, miteinander in Chats kommuniziert und die Ablage organisiert werden. Des Weiteren werden große Teil des Angebots auf Cloud-Lösungen umgestellt. Weniger bekannte Anwendungen wie SharePoint, Exchange sowie Tools zur Analyse wie Graph, Delve, MyAnalytics und Workplace Analytics verhelfen zu neuen Auswertungsmöglichkeiten.

Eventuell erscheint dem Betriebsrat die Einführung und Nutzung von Microsoft-365-Anwendungen und -Apps als Fass ohne Boden. Das beginnt schon bei der Frage: Was hat der Arbeitgeber zur Datensicherheit vereinbart? Wie kann der Betriebsrat überhaupt mit den vorhandenen Mitbestimmungsrechten bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen auf den Datenschutz Einfluss nehmen, insbesondere zur Verhinderung einer Verhaltenskontrolle der Beschäftigten? Was kann und sollte mit dem Arbeitgeber zum Schutz der Beschäftigten vereinbart werden?

Im Seminar werden wir zunächst auf die rechtlichen Grundlagen zum Datenschutz im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft 365 eingehen. Es werden Begrifflichkeiten erläutert sowie die Möglichkeiten der Vertragsgestaltung mit Microsoft vorgestellt, um Datensicherheit zu gewährleisten. Darüber hinaus werden Strategie, Handlungsmöglichkeiten und Beteiligungsrechte des Betriebsrats dargestellt und mögliche Inhalte einer Betriebsvereinbarung erarbeitet.

Die Seminarinhalte in Stichworten:

• Überblick über die Komponenten von Microsoft 365
• Rechtliche Grundlagen des Beschäftigtendatenschutzes: EU-Datenschutz-Grundverordnung, Bundesdatenschutzgesetz
• Besondere Anforderungen bei der Geheimhaltung von Daten, z.B. zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen und bei der Nutzung von Microsoft 365
• Datensicherheit der Kommunikationswege und bei der Verarbeitung von Daten: Was bedeutet Datenverschlüsselung, und welche Verfahren gibt es?
• Möglichkeiten der Lizenzierung von Microsoft-Anwendungen in Bezug auf die Datensicherheit
• Handlungsmöglichkeiten und Beteiligungsrechte des Betriebsrats bei der Anwendung und Nutzung von Microsoft 365 mit Blick auf den Schutz von Beschäftigtendaten oder der Verhinderung einer Verhaltens- oder Leistungskontrolle
• Erarbeiten von möglichen Inhalten einer Betriebsvereinbarung