Zunächst sollte per E-Mail (mit Lesebestätigung) eine Einladung zur Personalratssitzung an folgenden Personenkreis gehen: alle Personalratsmitglieder (und erforderlichenfalls Ersatzmitglieder), die JAV (wenn im Betrieb vorhanden) und die SBV sowie Gewerkschaftsbeauftragte – und zwar unter rechtzeitiger Mitteilung einer genauen Tagesordnung.
Wie auch bei einer Präsenzsitzung muss die Beschlussfähigkeit gewährleistet sein. Diese liegt vor, wenn mindestens die Hälfte der Personalratsmitglieder oder gegebenenfalls Ersatzmitglieder bei der Personalratssitzung per Telefon- oder Videokonferenz anwesend sind (§ 37 Abs. 2 BPersVG).
Empfehlung: Unbedingt die Beschlussfähigkeit des Gremiums prüfen!
Da es passieren kann, dass bei Telefon- oder Videokonferenzen die Verbindung zu einzelnen PR-Mitgliedern unbemerkt unterbrochen wird, ist es ratsam, zu Beginn der Behandlung eines Tagesordnungspunkts und vor jeder Abstimmung die Beschlussfähigkeit zu überprüfen. Dies kann in Telefonkonferenzen durch Einzelabfrage und Zuruf erfolgen. In einer Videokonferenz oder bei Nutzung von Konferenztools kann der Teilnehmendenstatus noch leichter überprüft werden. Aber auch hier sollte man prüfen, ob die Mikrofone funktionieren.
Die Beschlussfassung erfolgt mit der Mehrheit der Stimmen der in der Telefon- oder Videokonferenz anwesenden Mitglieder. Ausnahme: Beschließt der Personalrat eine Geschäftsordnung, muss dieser Beschluss mit der Mehrheit der Mitglieder und nicht nur mit der Mehrheit der anwesenden Mitglieder gefasst werden. Bei Stimmengleichheit ist der Antrag abgelehnt. Der Wortlaut der Beschlüsse und die Stimmenmehrheit müssen dann auch im Protokoll erfasst werden. Darüber hinaus sollte vermerkt werden, dass der Beschluss in einer Telefon- oder Videokonferenz erfolgt ist.
Damit nichts unbeachtet bleibt, gibt es hier eine Checkliste zur Beschlussfassung zum Download.