Das Gesetz stellt für die Arbeitsbefreiung zwei Voraussetzungen auf:

• Es muss sich um Betriebsratsaufgaben handeln.
• Die Arbeitsbefreiung muss zur ordnungsgemäßen Durchführung der Betriebsratsaufgaben erforderlich sein.

Die Betriebsratsaufgaben ergeben sich nicht allein aus dem Betriebsverfassungsgesetz. Sie können auch auf anderen Rechtsgrundlagen beruhen, wie beispielsweise auf dem Arbeitsschutzgesetz oder dem Arbeitssicherheitsgesetz; natürlich auch auf Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen.Beispiele für Aufgaben des Betriebsrats sind:

• Teilnahme an Betriebsratssitzungen
• Teilnahme an Abteilungs- oder Betriebsversammlungen
• Beteiligung an Unfalluntersuchungen
• Besprechungen mit Behörden (z.B. Gewerbeaufsicht, Berufsgenossenschaft)
• Verhandlungen mit der Arbeitgeberseite
• Besprechungen mit Gewerkschaftsvertretern
• Wahrnehmung von Sprechstunden des Betriebsrats
• Entgegennahme von Beschwerden der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.

Dies sind nur wenige Beispiele, da Betriebsratsaufgaben tatsächlich wesentlich umfangreicher sind. Sie ergeben sich beispielsweise aus der Betriebsratsgröße und/oder aktuell anstehenden Themen. Auch kann der Umfang der Aufgaben bei den einzelnen Betriebsratsmitgliedern unterschiedlich sein. Am größten ist er normalerweise bei der oder dem Betriebsratsvorsitzenden. Aber auch Betriebsratsmitglieder, die dem Betriebsausschuss angehören oder die mit besonderen Aufgaben betraut worden sind, haben einen größeren Arbeitsumfang und damit einen entsprechend größeren Zeitaufwand.

Die Betriebsratsaufgaben müssen "erforderlich" sein. Grundsätzlich ist es nicht Sache des Arbeitgebers, zu prüfen oder gar zu entscheiden, ob die Wahrnehmung von Betriebsratsaufgaben notwendig ist. Das hat allein der Betriebsrat bzw. das Betriebsratsmitglied, das zur Wahrnehmung von Betriebsratsaufgaben Arbeitsbefreiung benötigt, zu prüfen und zu entscheiden.

Die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist insoweit eindeutig: Das Betriebsratsmitglied, das die (zeitweise) Freistellung benötigt, hat unter Abwägung der Interessen des Betriebsrats, des Betriebs und der Belegschaft zu prüfen, ob die Arbeitsversäumnis erforderlich ist, um den Betriebsratsaufgaben nachzukommen. Dabei spielen die Aktualität und die Setzung von Schwerpunkten ebenso eine Rolle wie die Dringlichkeit der Erledigung der Aufgaben, aber auch die Konfliktgeneigtheit der Arbeitgeberseite. Ist der Arbeitgeber zu keiner vernünftigen Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat bereit, kann eine vermehrte Freistellung in Betracht kommen. Im Zweifel hat die Betriebsratstätigkeit stets Vorrang.

Geht es um die Erforderlichkeit der Arbeitsbefreiung, so kann die Interessenabwägung, die das Betriebsratsmitglied nach der Rechtsprechung vorzunehmen hat, auch nicht durch einen Betriebsratsbeschluss ersetzt werden. Selbst die Arbeitsgerichte können den Beurteilungsspielraum des Betriebsratsmitglieds nur eingeschränkt nachprüfen (vgl. Urteil des BAG vom 21.06.2006 – 7 AZR 418/05). Vor diesem Hintergrund ist wichtig zu wissen, dass die Entgeltfortzahlung für die Zeit der Arbeitsbefreiung auch gilt, wenn das Betriebsratsmitglied nach gewissenhafter Überprüfung die Arbeitsversäumnis als notwendig angesehen, sich aber nachträglich herausstellt, dass es sich geirrt hat. Selbst eine Abmahnung darf dann nicht erfolgen. Dies gilt jedoch nicht, wenn es für jeden ersichtlich war, dass die Betriebsratsarbeit nicht erforderlich war.

Für die Zeit der Arbeitsversäumnis ist das Entgelt zu zahlen, das das Betriebsratsmitglied bei einer Weiterarbeit erhalten hätte (Lohnausfallprinzip). Zu zahlen sind auch Zulagen, Zuschläge, Prämien und sonstige geldliche Leistungen. Hätte beispielsweise ein Betriebsratsmitglied während der Wahrnehmung von Betriebsratsaufgaben Überstunden geleistet, sind ihm auch diese zu vergüten. Bei Akkord- und Prämienarbeit ist der durchschnittliche Arbeitsverdienst zu vergüten. Nach der Rechtsprechung können Ausnahmen bestehen, wenn es um geldliche Leistungen geht, die einen reinen Aufwendungscharakter haben, wie etwa Kilometergeld, das nur bei tatsächlicher Montagetätigkeit gezahlt wird.

Insbesondere bei Schichtarbeit oder vergleichbaren Arbeitszeitsystemen kann es vorkommen, dass aufgrund der gesetzlichen Höchstarbeitszeit und der einzuhaltenden Ruhezeiten (vgl. §§ 3, 5 ArbZG) die Arbeitszeit, die sich an die Betriebsratstätigkeit anschließt, nicht voll ausgefüllt werden kann. Auch die insoweit ausfallenden Arbeitszeiten müssen vergütet werden. Beispiel: Wenn ein in Nachtschicht arbeitendes Betriebsratsmitglied an einer ganztägigen oder nahezu ganztägigen Betriebsratssitzung teilnimmt, kann es nicht außerdem noch eine vorangehende oder sich an die Sitzung anschließende Nachtschicht ableisten. Die ausfallende Nachtschicht ist ihm daher zu vergüten.

Ein nicht freigestelltes Betriebsratsmitglied, das Betriebsratsaufgaben wahrzunehmen hat, ist grundsätzlich dazu verpflichtet, sich bei seinem Vorgesetzten abzumelden. Es hat im Wesentlichen nur den Ort der beabsichtigten Betriebsratstätigkeit (das kann innerhalb oder außerhalb des Betriebs sein) und die voraussichtlich aufzuwendende Zeit anzugeben. Einzelheiten zur beabsichtigten Betriebsratstätigkeit hat der Arbeitgeber nicht zu erfahren, so beispielsweise auch nicht den Namen der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers, die oder der aufgesucht werden soll. Das Betriebsratsmitglied braucht sich nicht Rechtfertigungszwängen auszusetzen. Das Bundesarbeitsgericht verlangt allerdings - sofern der Arbeitgeber erhebliche Zweifel hat - eine sogenannte abgestufte Darlegungslast. Das Betriebsratsmitglied ist dann dazu verpflichtet, Art und Dauer der Betriebsratstätigkeit stichwortartig darzulegen.

Eine Rückmeldung zur Wiederaufnahme der Arbeit ist grundsätzlich nicht nötig. Sie kann erforderlich sein, wenn der Arbeitgeber für die Zeit der Abwesenheit Maßnahmen getroffen hat, die dann wieder rückgängig gemacht werden müssen, wie etwa die vorübergehende Besetzung des Arbeitsplatzes durch andere Beschäftigte.

Keinesfalls sollte eine einseitige Anordnung zur Verwendung eines Formblattes, in dem die Abwesenheitszeiten wegen der Betriebsratstätigkeit einzutragen sind, akzeptiert werden. Auch ist das Betriebsratsmitglied nicht zu eigenen schriftlichen Aufzeichnungen zur Erfassung der Abwesenheitszeiten verpflichtet, es sei denn, es sieht eine solche Erfassung für eventuelle Beweiszwecke als sinnvoll an. Besteht allerdings im Betrieb eine Stempelpflicht beim Betreten und Verlassen des Betriebs, gilt sie auch für das Betriebsratsmitglied, wenn es während der Arbeitszeit den Betrieb zur Wahrnehmung von Betriebsratsaufgaben verlassen muss.

Rechtsstreitigkeiten aus der Anwendung des § 37 BetrVG und damit auch solche wegen einer Freistellungsproblematik sind grundsätzlich im Wege des Beschlussverfahrens auszutragen. Eine Ausnahme gilt dann, wenn es um die Fortzahlung des Arbeitsentgelts geht. Bei der Freistellung nach § 37 Abs. 2 BetrVG zur Wahrnehmung von Betriebsratsratsaufgaben kann das der Fall sein. In den Fällen, in denen der Arbeitgeber entgegen seiner gesetzlichen Verpflichtung Entgelt einbehält, muss das Betriebsratsmitglied im Wege des Urteilsverfahrens Klage erheben. Wichtig: Gegebenenfalls sind tarifliche Ausschlussfristen zu beachten, weil es um Lohnansprüche geht.