Beschäftigte sind verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer „unverzüglich“, das heißt ohne schuldhafte Verzögerungen, mitzuteilen (§ 5 EFZG). Sie sollten sich daher möglichst vor Dienstbeginn melden. Das gilt auch für Krankheiten im Urlaub. Eine spezielle Form der Mitteilung ist nicht vorgeschrieben. Die Meldung kann daher neben einem persönlichen Anruf auch per E-Mail oder Fax erfolgen.
Tritt die Arbeitsunfähigkeit während eines Auslandsaufenthalts ein, entstehen für Beschäftigte weitere Verpflichtungen (§ 5 Abs. 2 EFZG). Der Arbeitgeber hat einen Anspruch auf Angabe der Urlaubsadresse. So könnte er die Arbeitsunfähigkeit überprüfen. Fehlt die Angabe der Urlaubsanschrift, kann er die Lohnfortzahlung verweigern (§ 7 Abs. 1 Nr. 1 EFZG).
Hat der Arbeitgeber nicht nach der Adresse gefragt, müssen Beschäftigte sie aber auch nicht zwangsläufig nennen (BAG vom 19.02.1997 – 5 AZR 83/96). Um sicherzugehen, ist es aber ratsam. Die Kosten für die Mitteilung, zum Beispiel für ein Fax, müssen Arbeitnehmer*innen tragen.