Das Entgeltfortzahlungsgesetz (§ 5 Abs. 1 S. 1 EFZG) verpflichtet Arbeitnehmer*innen, die eigene Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich dem Arbeitgeber mitzuteilen (§ 121 BGB).

Das heißt, die Nachricht muss den Arbeitgeber schnell erreichen. Dazu sollten Beschäftigte ihren Arbeitgeber am ersten Krankheitstag und zwar zu Beginn der betrieblichen Arbeitszeit anrufen und mitteilen, dass sie krank sind. Stellt sich beim Arzt heraus, dass die Genesung längere Zeit dauern werde, müssen Arbeitnehmer*innen ihrem Arbeitgeber mitteilen, wie lange der Arzt ihn oder sie krankgeschrieben hat.

Die Krankmeldung muss an „den Arbeitgeber“ gerichtet sein. Das kann je nach Organisationsstruktur des Unternehmens auch die Personalabteilung oder die*der direkte Vorgesetzte sein. Dies gilt allerdings nicht für die ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (§ 5 Abs. 1 S. 2 EFZG)! Diese muss aus datenschutzrechtlichen Gründen direkt an die Personalabteilung geschickt werden.

Ab Mitte 2022 ist die elektronische Übertragung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch die Ärzte an den Arbeitgeber geplant. Diese Änderung sollte bereits Anfang 2022 gelten, ist aber aus organisatorischen Gründen verschoben worden. Details sind noch nicht bekannt.

Eine ärztliche Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer (§ 5 Abs. 1 S. 2 EFZG) müssen Arbeitnehmer*innen in der Regel erst bei einer Arbeitsunfähigkeit von mehr als drei Kalendertagen vorlegen. Der Arbeitgeber kann eine solche jedoch auch schon zu einem früheren Zeitpunkt einfordern (§ 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG). Er muss dies weder begründen noch muss ein konkreter Verdacht auf Vortäuschung einer Krankheit vorliegen (BAG v. 14.11.2012 – 5 AZR 886/11). Allerdings darf das Einfordern dieser Bescheinigung nicht schikanös oder willkürlich sein und auch nicht gegen den allgemeinen Gleichbehandlungsgrundsatz oder das Diskriminierungsverbot verstoßen.

Wichtig: Das Entgeltfortzahlungsgesetz bezieht sich beim Nachweis über die Dauer der Arbeitsunfähigkeit auf Kalendertage, nicht auf Arbeitstage. Feiertage und das Wochenende zählen also mit. Beispiel: Erkrankt ein Arbeitnehmer am Freitag, so muss er sich am Montag nicht nur krankmelden, sondern auch seine Krankheit gegenüber dem Arbeitgeber nachweisen, sprich sich vom Arzt direkt am Montag krankschreiben lassen.

Will der Arbeitgeber den Vorlagezeitraum für ärztliche Bescheinigungen verkürzen, muss der Betriebsrat bzw. der Personalrat zustimmen. Denn betriebliche Regelungen über Anzeige- und Nachweispflichten der Arbeitnehmer*innen unterliegen dem Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bzw. des Personalrats (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG bzw. § 80 Abs. 1 Nr. 18 BPersVG oder vergleichbare landesrechtliche Regelungen).