Tipps zur Personalratswahl, die nicht in der Wahlordnung stehen

Die schriftliche Stimmabgabe, Briefwahl genannt, ist das arbeitsintensivste Stück der Wahl. Deswegen ist es wichtig, rechtzeitig alle Unterlagen in ausreichender Menge zu beschaffen oder herzustellen. Was erforderlich ist, steht in der Wahlordnung. Das Merkblatt und die „persönliche Erklärung“ können schon früh gedruckt werden.

Eine schöne Aufgabe für Tüftler ist die richtige Zusammenstellung der Umschläge: In den Umschlag zur Zusendung an die Wahlberechtigten muss alles passen, zur Rücksendung an den Wahlvorstand braucht man einen Umschlag, in den der Wahlumschlag mit Stimmzettel und die Erklärung passt, der aber seinerseits ohne Umstände in den Umschlag zur Zusendung an die Wahlberechtigten passen soll. Und das günstigste Porto will man ja möglichst auch erreichen. Also rechtzeitig planen und beschaffen! Auf den letzten Drücker kriegt man das nicht zusammen.

Der Briefumschlag für die Rücksendung der Unterlagen muss mit

dem*der Absender*in (Adresse der*des Wahlberechtigten)
der Anschrift des Wahlvorstands und
der Aufschrift „Schriftliche Stimmabgabe“

bedruckt sein. Auch das muss rechtzeitig vorbereitet sein! Frankieren lassen kann man ihn in der Poststelle. Kommen die Briefwahlunterlagen in einem von der wählenden Person beschrifteten Umschlag zurück, obwohl der Wahlvorstand beschriftete Umschläge versandt hat, könnte die Stimme ungültig sein.

Für die erforderliche Anzahl der Briefwahlunterlagen gibt es eine präzise Formel: Mindestens 20 % mehr, als man geschätzt hat. Es ist sehr einfach, überzählige Unterlagen zu vernichten – aber nahezu unmöglich, am letzten Tag vor der Stimmabgabe noch mal drei komplette Sätze herzustellen. Irgendetwas fehlt dann immer!

Dass die Briefwahlunterlagen abgesandt wurden, muss im Wählendenverzeichnis vermerkt werden. Also eine entsprechende Spalte vorsehen!

Unbedingt sollte auch die Poststelle darüber informiert werden, dass demnächst Briefwahlunterlagen eingehen werden. Die Beschäftigten dort müssen wissen, was das bedeutet und wohin die Unterlagen weitergeleitet werden sollen. Kurz vor Beendigung der Stimmabgabe, also am Wahltag, sollte noch mal in der Poststelle nachgefragt werden, ob noch Briefwahlunterlagen eingegangen sind.

Zwar sollen bei Gruppenwahl die Wahlgänge getrennt durchgeführt werden, es ist aber zulässig, z.B. eine gemeinsame Wahlurne zu verwenden, wenn die Stimmzettel und Umschläge eindeutig farblich unterscheidbar sind. Deswegen sollte man rechtzeitig farbiges Papier und entsprechende Umschläge beschaffen. Im Papierwarenhandel gibt es extra billige Umschläge für solche Zwecke. Wenn sie gut aufbewahrt werden, kann man auch die Tausenderpakete kaufen, dann können sie auch für spätere oder andere Wahlen (Jugend- und Auszubildendenvertretung, Schwerbehindertenvertretung) benutzt werden.

Wenn gleichzeitig Wahlen zum Bezirks- und/oder Hauptpersonalrat stattfinden, kann es sein, dass von den Bezirks- oder Hauptwahlvorständen Vorgaben für die Farben der Stimmzettel gemacht werden.

Wahlumschläge müssen bei Briefwahl auch dann verwendet werden, wenn die jeweilige Wahlordnung sie für die Stimmabgabe im Wahllokal nicht vorschreibt. Dabei müssen die Stimmzettel so gefaltet werden, dass die Stimmabgabe nicht erkennbar ist (vgl. § 16 Abs. 4 WO HmbPersVG). Wenn die Briefwahlunterlagen geöffnet werden, wäre sonst das Wahlgeheimnis nicht gewährleistet. Die Stimmzettel kommen im ungeöffneten Wahlumschlag in die Wahlurne. Bei wenigen Wahlumschlägen von den Briefwählern sollte der Wahlvorstand die gefalteten Stimmzettel mit den anderen Stimmzetteln aus der Urne vor der Auszählung mischen.

Ende des Jahres liegen den Tageszeitungen oft Kalender bei, bei denen auf einem Blatt jeweils ein halbes Jahr abgedruckt ist. Eigentlich soll man da eintragen, wann die Müllabfuhr kommt oder die Treppe geputzt werden muss. Unbedingt für die Wahl aufheben, weil sich darin am besten die Fristen abzählen und planen lassen!

Für die erste Sitzung des Wahlvorstands wird dieser Kalender kopiert, und alle Mitglieder des Wahlvorstands können die Berechnung und Festlegung der Fristen nachvollziehen. In die Wahlakte wird dann ein „amtliches“ Exemplar abgeheftet. Dabei auch darauf achten, wann die Mitglieder des Wahlvorstands Urlaub machen! Noch besser ist die Nutzung von vorgefertigten Wahlkalendern oder geeigneten Software zur Wahl. Hier sollte man z.B. auf die Unterlagen des Bund-Verlags vertrauen, die von erfahrenen Jurist*innen der Gewerkschaft erstellt werden.

Der letzte Tag für die Einreichung von Wahlvorschlägen muss nicht der Karfreitag sein. Die Osterferien sind ohnehin schlecht, weil an diesem und dem folgenden Tag unbedingt der komplette Wahlvorstand anwesend sein sollte. Das gilt auch für den Tag/die Tage der Stimmabgabe: Im Mai liegen häufig Brückentage, an denen weder eine Frist enden, noch gar eine Stimmabgabe versucht werden sollte.

Einerseits braucht der Wahlvorstand im Wählendenverzeichnis persönliche Daten wie das Geburtsdatum und die Privatanschrift. Andererseits könnte aber daran Anstoß genommen werden, wenn diese Informationen so öffentlich ausgelegt würden. Also ist es notwendig, mehrere Wählendenverzeichnisse zu haben. Eins, in dem alle Daten stehen und alle Änderungen vermerkt werden und das beim Wahlvorstand verbleibt und andere, die öffentlich ausgelegt werden können und die sensiblen Daten nicht enthalten. Die übrigen Daten müssen aber immer übereinstimmen! Deswegen ist eine elektronische Datei hilfreich, mit der immer aktuelle Verzeichnisse ausgedruckt werden können.

Für die Stimmabgabe, brieflich und im Wahllokal, braucht man ein Verzeichnis, in dem Vermerke über Absendung und Rücksendung der Briefwahlunterlagen und Wahlvermerke angebracht werden können. Die Mannschaft im Wahllokal muss sehen können, ob ein*e Wähler*in u.U. schon Briefwahlunterlagen erhalten hat.

Der Wahlvorstand darf Wahlhelfer*innen zu seiner Unterstützung bestellen, insbesondere bei der Stimmabgabe (Besetzung des Wahllokals) und der Stimmenauszählung. Allerdings dürfen diese Wahlhelfer*innen nie allein tätig werden, es muss immer ein Mitglied des Wahlvorstands anwesend sein. Für die Freistellung und die Arbeitszeit der Wahlhelfer*innen gilt das gleiche wie für die Mitglieder des Wahlvorstands. Zur Vermeidung von Konflikten sollte die Bestellung der Wahlhelfer*innen mit diesen selbst und mit der Dienststellenleitung abgesprochen sein.

Selbstverständlich reserviert der Wahlvorstand das Wahllokal sofort, wenn er den Wahltermin festlegt. Es wäre eine Katastrophe, wenn das im Wahlausschreiben festgelegte Wahllokal am Wahltag nicht zur Verfügung stünde! Es sei denn, es wäre abgebrannt, dann muss aber an der Ruine und an allen Aushangorten des Wahlausschreibens ein Hinweis auf das Ersatzwahllokal angebracht werden. Wenn einzelne Wähler*innen nicht wählen konnten, weil sie das Wahllokal nicht rechtzeitig gefunden haben, ist die Wahlanfechtung schon sicher.

Am Tag vor der Stimmabgabe sollte der Wahlvorstand das Wahllokal noch einmal besichtigen und evtl. schon vorbereiten.

Auf jeden Fall muss gewährleistet sein, dass die Wähler*innen ihre Stimme in Ruhe unbeobachtet abgeben können. Am sichersten sind dazu transportable Wahlkabinen, die man auf Tische stellen kann. Achtung: Der Platz vor dem Fenster ist nur geeignet, wenn niemand von außen hineingucken kann. Und noch einmal Achtung: Das Nebenkämmerchen, in dem Wähler*innen unbeobachtet Kreuzchen machen können, ist auch nicht zulässig. Wähler*innen sollen zwar unbeobachtet wählen können, aber der Wahlvorstand muss dennoch das Geschehen im gesamten Wahllokal im Auge haben. Dazu gehört auch, dass man gelegentlich mal in die Wahlkabine schaut (wenn gerade niemand wählt). Falls da jemand nämlich Wahlwerbung oder Kandidat*innenverunglimpfung eingeschmuggelt hat, könnte das zur Wahlanfechtung führen. Das gilt auch für den Fall, dass sich jemand im Wahllokal entsprechend äußert oder sonst die Wahl stört: Der Wahlvorstand hat dort das Hausrecht, aber auch die Pflicht, für Ordnung zu sorgen.

Wenn eine Dienststelle eine oder mehrere Nebenstellen hat, ist es sinnvoll und zulässig, die Stimmabgabe dort durch ein „fliegendes“ Wahllokal durchzuführen. Das heißt, mindestens zwei Mitglieder des Wahlvorstands (oder ein Mitglied und ein*e Wahlhelfer*in) fahren mit einer Urne, einer Abschrift des Wählendenverzeichnisses und Stimmzetteln etc. in die Nebenstelle und eröffnen dort ein Wahllokal.

Dazu muss aber Folgendes gewährleistet sein:

Zeit und Ort der Stimmabgabe müssen bereits im Wahlausschreiben genau angegeben werden. Es kann keine spontane Entscheidung für ein fliegendes Wahllokal geben (vgl. OVG Berlin-Brandenburg v. 19.12.2022, –VG 60 PV 7/22–).
Die Zeit der Stimmabgabe, also die Öffnungszeit des Wahllokals, muss präzise angegeben und eingehalten werden. Die Angabe „Der Wahlvorstand kommt am Donnerstag, den xx.xx. zwischen 08:00 und 12:00 Uhr für eine halbe Stunde“ reicht nicht aus (LAG Schleswig-Holstein vom 21.06.2011, –2 TaBV 41/10–).
Das Wahllokal muss den Anforderungen für eine unbeobachtete Stimmabgabe genügen.
Die Wahlurne muss abschließbar sein.

Vor der Auszählung der Stimmen müssen die Wahlumschläge in die Urne im zentralen Wahllokal eingeworfen werden. Es soll vermieden werden, dass ein separates Ergebnis für die Nebenstelle ermittelt werden kann.

Außer im Bundestag werden Wahlkabinen und -urnen in der Dienststelle nicht unbedingt zur Verfügung stehen. Entweder muss die Dienststellenleitung dann so etwas kaufen (gehört zu den Kosten der Wahl!) oder man fragt bei befreundeten Stadt- oder Gemeindeverwaltungen nach, die haben so etwas immer.

Wahlurnen müssen sicher verschließbar sein und einen ordnungsgemäßen Einwurfschlitz haben. Der zugeklebte Pappkarton ist also nicht geeignet!

In die Wahlkabine gehören dokumentenechte Bleistifte, jedenfalls keine Tinten- oder Filzstifte, weil die nämlich leicht durchscheinen. Falls Wähler*innen eigene Stifte verwenden, ist das unschädlich, solange sie nicht öffentlich verbreiten, dass das „lila Kreuz“ ihres war. Der Wahlvorstand sollte jedenfalls neutrales Schreibgerät zur Verfügung stellen.

Es wäre ideal, wenn das Büro des Wahlvorstands gleichzeitig das Büro des*der Wahlvorstandsvorsitzenden wäre. Wichtiger ist es aber, dass dort eine Person sitzt, die regelmäßig anwesend ist! Wenn Listeneinreichende oder Wahlberechtigte den Wahlvorstand durch dessen Verschulden nicht rechtzeitig erreichen, kann das sogar zur Wahlanfechtung führen! In den Tagen, in denen Wahlvorschläge eingereicht werden sollen, ist unbedingt eine qualifizierte Besetzung des Büros erforderlich. Auch in den letzten Tagen vor der Stimmabgabe wollen erfahrungsgemäß viele Wahlberechtigte noch die Briefwahlunterlagen abholen.

Dass dieses Büro möglichst zentral liegen und als Wahlbüro für Dritte erkennbar sein muss, versteht sich von selbst. Notfalls muss mal jemand – nach Absprache mit der Dienststellenleitung – vorübergehend umziehen.

Für jedes Mitglied des Wahlvorstandes soll mindestens ein Ersatzmitgliedbestellt werden (§ 21 Abs. 1 Satz 4 HmbPersVG). Das sollten mindestens drei Personen sein. Die Wahl dauert lange, und es sind immer wieder schnell Entscheidungen zu treffen, bei denen unbedingt drei Mitglieder oder eben Ersatzmitglieder anwesend sein müssen. Sonst ist der Wahlvorstand handlungsunfähig! Allerdings dürfen die Ersatzmitglieder des Wahlvorstands nur an dessen Sitzungen teilnehmen, wenn ordentliche Mitglieder verhindert sind. So praktisch es wäre, die Ersatzmitglieder vorsorglich an allen Sitzungen teilnehmen zu lassen – es ist leider nicht zulässig (BVerwG vom 11.10.2010, –6 P 16.09–).

Neben der Berücksichtigung von Gruppen und Geschlechtern (vgl. § 21 Abs. 1 Satz 3 HmbPersVG) gibt es für die Zusammensetzung des Wahlvorstands keine Vorschriften. Bei der Bestellung sollte man aber darauf achten, dass die Mitglieder gut erreichbar sind und nicht z.B. in der heißen Phase gerade ihren Afrikatrip geplant haben. Auch Kolleg*innen, die wegen Fortbildung oder anderer Verpflichtungen, z.B. häufigem Außendienst, nicht immer greifbar sind, sollte man nicht unbedingt bestellen. Vor allem in der Phase der Einreichung der Wahlvorschläge erwartet der Gesetzgeber rasche Beschlüsse des Wahlvorstands, und da müssen immer drei erreichbar sein – das gilt auch und gerade für die Besetzung des Büros des Wahlvorstands.

Sehr hilfreich ist es, eine*n Mitarbeiter*in der Personalabteilung in den Wahlvorstand zu bestellen (vorher abklären!). Dann hat man auf dem kürzesten Weg alle Informationen über personelle Veränderungen wie Neueinstellungen, Beurlaubung oder Ausscheiden von Beschäftigten.