Eine Ausschlussfrist ist eine in einem Tarifvertrag oder im Arbeitsvertrag geregelte Frist, innerhalb derer Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis wie z.B. Lohnansprüche, Ansprüche auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Überstundenvergütung etc. geltend gemacht werden müssen, wenn sie nicht freiwillig vom Arbeitgeber erfüllt werden. Wird eine solche Frist nicht eingehalten, verfallen die Ansprüche. Für Ansprüche auf Gewährung von Urlaub gelten dagegen die Regelungen des Bundesurlaubsgesetzes.

Es gibt sogenannte „einstufige Ausschlussfristen“, die lediglich innerhalb einer bestimmten Frist eine schriftliche Geltendmachung verlangen, oder zweistufige Ausschlussfristen, die zunächst eine schriftliche Geltendmachung innerhalb einer bestimmten Frist und bei einer Ablehnung durch den Arbeitgeber eine Klageerhebung erfordern.

Fristbeginn ist im Zweifel der Zeitpunkt der Fälligkeit des Anspruchs. Es gibt aber auch Regelungen, die für den Fristbeginn den Beendigungszeitpunkt des Arbeitsverhältnisses vorsehen.

Bei arbeitsvertraglich vereinbarten Ausschlussfristen müssen die einzelnen Fristen mindestens drei Monate betragen (z.B: drei Monate Frist für die schriftliche Geltendmachung und weitere drei Monate für die klageweise Geltendmachung. BAG vom 28.09.2005 - 5 AZR 52/05) Ansonsten sind sie nach der Rechtsprechung des BAG unwirksam. Tarifvertraglich können auch kürzere Fristen gelten (z.B. zwei Monate im Tarifvertrag für das Reinigungsgewerbe). Insoweit ist es für den Arbeitnehmer sehr wichtig, die für sein Arbeitsverhältnis anwendbaren Fristen zu kennen.

Ergeben sich die Fristen nicht aus dem Arbeitsvertrag, sollte der Arbeitnehmer z.B. mit dem Betriebsrat oder der Gewerkschaft klären, ob und welche Fristen für ihn gelten.

Es ist wichtig, Ansprüche rechtzeitig bei der beim Arbeitgeber zuständigen Stelle (z.B. Personalabteilung, Leitung des Betriebs), nicht jedoch beim Betriebsrat, geltend zu machen.

Zu empfehlen ist eine schriftliche Geltendmachung, zumal die meisten Regelungen auch die Schriftform vorsehen. Außerdem muss der Anspruch konkret bezeichnet werden. Es sollten daher der Grund und die Höhe des Anspruchs angegeben werden. Ist der Arbeitnehmer sich nicht sicher, auf welchen Betrag sich seine Forderung (z.B. bei Überstundenvergütung) beläuft, sollte im Zweifel der höhere Betrag verlangt werden. Der Arbeitnehmer sollte sicherstellen, dass die Erklärung dem Arbeitgeber auch zugeht. Zu empfehlen ist die persönliche Übergabe gegen Erhalt einer Empfangsbestätigung oder die Übersendung durch einen Boten, der Kenntnis vom Inhalt der Erklärung hat. Eine Klageerhebung reicht zur Fristwahrung nicht aus, wenn die Klage nach Ablauf der Ausschlussfrist erst zugestellt werden kann. (BAG vom 16.03.2016 - 4 AZR 421/15)

Zur richtigen Geltendmachung gehört, dass der Arbeitgeber ausdrücklich aufgefordert wird, den Anspruch zu erfüllen. Es genügt nicht, ihm lediglich mitzuteilen, man behalte sich die Geltendmachung oder weitere Schritte vor.

Achtung: Die rechtlich beste und umfassendste Geltendmachung zur Vermeidung von Ausschlussfristen nützt nichts, wenn man bei einem Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis eine sogenannte Ausgleichsquittung oder Erledigungsklausel unterschreibt, mit der man auf alle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verzichtet.