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Beschlussfassung per Video- oder Telefonkonferenz

Auf der Grundlage seiner Beschlüsse agiert der Betriebsrat in der betrieblichen Öffentlichkeit und vertritt die Interessen der Arbeitnehmer/-innen gegenüber dem Arbeitgeber. Es ist enorm wichtig, dass die Beschlüsse des Betriebsrats immer ordnungsgemäß gefasst werden. Nur so können sie im Konfliktfall vor dem Arbeitsgericht Bestand haben und bewiesen werden.

Die im Folgenden dargestellten Regelungen gelten auch für die Beschlussfassung durch die Jugend- und Auszubildendenvertretung.

Schließlich sind die Betriebsratsmitglieder nicht alle anwesend; manche sind im Homeoffice, andere womöglich erkrankt. Der Gesetzgeber hat reagiert und in § 129 Abs. 1 BetrVG folgende Regelung aufgenommen: „Die Teilnahme an Sitzungen des Betriebsrats, Gesamtbetriebsrats, Konzernbetriebsrats, der Jugend-und Auszubildendenvertretung, der Gesamt-Jugend-und Auszubildendenvertretung und der Konzern-Jugend- und Auszubildendenvertretung sowie die Beschlussfassung können mittels Video- und Telefonkonferenz erfolgen, wenn sichergestellt ist, dass Dritte vom Inhalt der Sitzung keine Kenntnis nehmen können. Eine Aufzeichnung ist unzulässig. § 34 Absatz 1 Satz 3 gilt mit der Maßgabe, dass die Teilnehmer ihre Anwesenheit gegenüber dem Vorsitzenden in Textform bestätigen. Gleiches gilt für die von den in Satz 1 genannten Gremien gebildeten Ausschüsse.

Aber Achtung: Diese Sonderregelungen gelten nur bis zum Jahresende; am 31.12.2020 treten sie außer Kraft.

Das Betriebsverfassungsgesetz hatte bisher keine Beschlussfassung per Video- oder Telefonkonferenz vorgesehen. Das Bundesarbeitsgericht hat dazu am 15. April 2014 entschieden: „Nach der Konzeption des Betriebsverfassungsgesetzes handelt der Betriebsrat als Kollegialorgan. Er bildet den gemeinsamen Willen durch Beschluss (§ 33 Abs. 1 BetrVG). Dieser ist beachtlich, wenn er ordnungsgemäß zustande gekommen ist.“

Dies gilt immer noch. Der Betriebsrat vertritt als Kollegialorgan die Rechte der Beschäftigten. Die Beschlussfassung ist Ausdruck eines gemeinsamen demokratischen Entscheidungsprozesses über die beteiligungspflichtigen Angelegenheiten. Der/Die Betriebsratsvorsitzende vertritt den Betriebsrat im Rahmen der Beschlüsse unabhängig davon, ob diese in einer Präsenzsitzung oder in einer Video- bzw. Telefonkonferenz gefasst wurden.

Ja, die Beschlussfassung in Präsenzsitzungen geht der Beschlussfassung mittels Video- oder Telefonkonferenz ohnehin vor. Voraussetzungen:

  • Die Hygienestandards werden eingehalten – so beispielsweise die Vorgaben des RKI, der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard des BMAS sowie die Anordnungen und Verfügungen der Bundesländer und örtlichen Gesundheitsbehörden.
  • Die betrieblichen Maßnahmen zum Schutz der Beschäftigten können eingehalten werden.
  • Es ist den Betriebsratsmitgliedern möglich, an einer Präsenzsitzung teilzunehmen.

Gehören Mitglieder des Betriebsrats einer Risikogruppe an und können aufgrund des erhöhten Risikos der Gefährdung der eigenen Gesundheit nicht an der Präsenzsitzung teilnehmen, können die betreffenden Mitglieder über Videokonferenz zugeschaltet werden.

Allein der oder die Vorsitzende des Betriebsrats entscheidet, ob es notwendig ist, die Sitzungen mittels Video- oder Telefonkonferenz abzuhalten. Nicht der Arbeitgeber entscheidet!

Können Beschlüsse nur mittels Video- oder Telefonkonferenz durchgeführt werden, muss gewährleistet sein, dass alle Mitglieder des Betriebsrats und die Ersatzmitglieder (regelmäßige Nachrücker/-innen) über die technischen Voraussetzungen verfügen, um an den Video- oder Telefonkonferenzen teilnehmen zu können. Ist das nicht der Fall, würden gewählte Mitglieder des Betriebsrats aus der Entscheidungsfindung im Gremium und der Beschlussfassung ausgeschlossen. Die Beschlüsse wären dann unwirksam.

Darüber hinaus muss der Schutz der personenbezogenen Daten der Mitglieder des Betriebsrats und der Beschäftigten gewährleistet werden – wenn es zum Beispiel um die Beschlussfassung über personelle Einzelmaßnahmen geht – ebenso wie die Einhaltung von § 79 BetrVG („Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse“). Das bedeutet, dass personenbezogene Daten bei der Vorabübermittlung und Einladung zur virtuellen BR-Sitzung verschlüsselt werden müssen.

Darüber hinaus gelten die übrigen Voraussetzungen für die ordnungsgemäße Geschäftsführung des Betriebsrats (Nichtöffentlichkeit der Sitzung, Einladung von JAV/SBV, Anfertigung eines Protokolls usw.).

Wird im Betrieb bereits eine Video- oder Telefonkonferenzsoftware benutzt und kann gewährleistet werden, dass der Betriebsrat sie unter Beachtung seiner Rechte aus dem Betriebsverfassungsgesetz nutzen kann, ohne abgehört zu werden, kann diese verwendet werden.

Gibt es keine entsprechende Software oder ist diese für den Betriebsrat in der Anwendung nicht sicher, kann unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen ein Account bei einem Anbieter für Video- und Telefonkonferenzen genutzt werden. Der Arbeitgeber trägt nach § 40 BetrVG die Kosten dafür.

Es ist in jedem Fall sinnvoll, in einer „Geschäftsordnung die Voraussetzungen für die Durchführung einer Sitzung per Video- oder Telefonkonferenz zu regeln. Diese Geschäftsordnung kann u.a. Folgendes regeln:

  • Wer entscheidet über die Durchführung der Beschlussfassung mittels Video- oder Telefonkonferenz? Der/Die Vorsitzende bzw. die Stellvertretung allein oder gibt es eine Entscheidung im Gremium?
  • Welches sind die konkreten Voraussetzungen für die Beschlussfassung mittels Video- oder Telefonkonferenz?
  • Welches Tool/welcher Softwareanbieter wird für die Video- oder Telefonkonferenzen genutzt?
  • Wie erfolgt die Umsetzung der datenschutzrechtlichen Regelungen?
  • Kann eine Beschlussfassung in Betriebsratsausschüssen mittels Video- oder Telefonkonferenz erfolgen?
  • Wie und wann erfolgt die Einladung zur virtuellen Sitzung und Beschlussfassung?
  • Wann liegt ein Verhinderungsfall für die Teilnahme an einer Beschlussfassung mittels Video- oder Telefonkonferenz vor und wann muss ein Ersatzmitglied geladen werden?
  • In welcher Zeit müssen Mitglieder des Betriebsrats der/dem Vorsitzenden die Nichtteilnahme an der Video- oder Telefonkonferenz mitteilen? In welcher Form soll das geschehen?
  • Wie erfolgt die Feststellung, wer an der Video- oder Telefonkonferenz teilnimmt?

Wie erfolgt die Feststellung der Beschlussfassung und der Votierung für einzelne Beschlüsse konkret (z.B. durch Vorlesen des zu fassenden Beschlusses und einzelne Abfrage durch die/den Vorsitzende/-n, ob mit ja oder nein abgestimmt wird, abschließende Verkündung des Ergebnisses)?

Zunächst sollte per E-Mail (mit Lesebestätigung) eine Einladung zur Betriebsratssitzung an folgenden Personenkreis gehen: alle Betriebsratsmitglieder (und erforderlichenfalls Ersatzmitglieder), die JAV (wenn im Betrieb vorhanden) und die SBV sowie Gewerkschaftsbeauftragte – und zwar unter rechtzeitiger Mitteilung einer genauen Tagesordnung.

Wie auch bei einer Präsenzsitzung muss die Beschlussfähigkeit gewährleistet sein. Diese liegt vor, wenn mindestens die Hälfte der Betriebsratsmitglieder oder gegebenenfalls Ersatzmitglieder bei der Betriebsratssitzung in der Telefon- oder Videokonferenz anwesend sind (§ 33 Abs. 2 BetrVG).

Empfehlung: Unbedingt die Beschlussfähigkeit des Gremiums prüfen!

Da es passieren kann, dass bei Telefon- oder Videokonferenzen die Verbindung zu einzelnen BR-Mitgliedern unbemerkt unterbrochen wird, ist es ratsam, zu Beginn der Behandlung eines Tagesordnungspunkts und vor jeder Abstimmung die Beschlussfähigkeit zu überprüfen. Dies kann in Telefonkonferenzen durch Einzelabfrage und Zuruf erfolgen. In einer Videokonferenz oder bei Nutzung von Konferenztools kann der Teilnehmendenstatus noch leichter überprüft werden. Aber auch hier sollte geprüft werden, ob die Mikrofone funktionieren.

Die Beschlussfassung erfolgt mit der Mehrheit der Stimmen der in der Telefon- oder Videokonferenz anwesenden Mitglieder. Ausnahme: Beschließt der Betriebsrat eine Geschäftsordnung, muss dieser Beschluss mit der Mehrheit der Mitglieder und nicht nur mit der Mehrheit der anwesenden Mitglieder gefasst werden. Bei Stimmengleichheit ist der Antrag abgelehnt. Der Wortlaut der Beschlüsse und die Stimmenmehrheit müssen dann auch im Protokoll erfasst werden. Darüber hinaus sollte vermerkt werden, dass der Beschluss in einer Telefon- oder Videokonferenz erfolgt ist.

Damit nichts unbeachtet bleibt, gibt es hier eine Checkliste zur Beschlussfassung zum Download.

Für die Einigungsstelle und den Wirtschaftsausschuss gelten die Regelungen des § 129 Abs. 1 BetrVG entsprechend.

Auch Betriebs-/Betriebsräte- sowie Jugend- und Auszubildendenversammlungen können mittels audio-visueller Einrichtungen durchgeführt werden, sofern die datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden können.

Die Aufzeichnung einer Sitzung oder Versammlung ist u.a. aus Gründen des Schutzes der allgemeinen Persönlichkeitsrechte der Beteiligten und aufgrund des Datenschutzes nicht erlaubt.

Diese Möglichkeit wurde in § 129 BetrVG nicht ausdrücklich benannt. Ebenso wie der Betriebsrat trifft auch der Wahlvorstand Kollegialentscheidungen, und auch für den Wahlvorstand ist der Beschluss in einer Sitzung die einzig mögliche Form der Willensbildung. Warum der Gesetzgeber die Wahlvorstände nicht ausdrücklich in § 129 Abs. 1 BetrVG benannt hat, ist nicht nachvollziehbar und bedauerlich. So bleibt es unklar, ob Wahlvorstände auch mittels Video- oder Telefonkonferenz in analoger Anwendung des § 129 Abs. 1 BetrVG Beschlüsse fassen können.

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