Zunächst sollte per E-Mail (mit Lesebestätigung) eine Einladung zur Betriebsratssitzung an folgenden Personenkreis gehen: alle Betriebsratsmitglieder (und erforderlichenfalls Ersatzmitglieder), die JAV (wenn im Betrieb vorhanden) und die SBV sowie Gewerkschaftsbeauftragte – und zwar unter rechtzeitiger Mitteilung einer genauen Tagesordnung.
Wie auch bei einer Präsenzsitzung muss die Beschlussfähigkeit gewährleistet sein. Diese liegt vor, wenn mindestens die Hälfte der Betriebsratsmitglieder oder gegebenenfalls Ersatzmitglieder bei der Betriebsratssitzung in der Telefon- oder Videokonferenz anwesend sind (§ 33 Abs. 2 BetrVG).
Empfehlung: Unbedingt die Beschlussfähigkeit des Gremiums prüfen!
Da es passieren kann, dass bei Telefon- oder Videokonferenzen die Verbindung zu einzelnen BR-Mitgliedern unbemerkt unterbrochen wird, ist es ratsam, zu Beginn der Behandlung eines Tagesordnungspunkts und vor jeder Abstimmung die Beschlussfähigkeit zu überprüfen. Dies kann in Telefonkonferenzen durch Einzelabfrage und Zuruf erfolgen. In einer Videokonferenz oder bei Nutzung von Konferenztools kann der Teilnehmendenstatus noch leichter überprüft werden. Aber auch hier sollte geprüft werden, ob die Mikrofone funktionieren.
Die Beschlussfassung erfolgt mit der Mehrheit der Stimmen der in der Telefon- oder Videokonferenz anwesenden Mitglieder. Ausnahme: Beschließt der Betriebsrat eine Geschäftsordnung, muss dieser Beschluss mit der Mehrheit der Mitglieder und nicht nur mit der Mehrheit der anwesenden Mitglieder gefasst werden. Bei Stimmengleichheit ist der Antrag abgelehnt. Der Wortlaut der Beschlüsse und die Stimmenmehrheit müssen dann auch im Protokoll erfasst werden. Darüber hinaus sollte vermerkt werden, dass der Beschluss in einer Telefon- oder Videokonferenz erfolgt ist.
Damit nichts unbeachtet bleibt, gibt es hier eine Checkliste zur Beschlussfassung zum Download.