Dienstwagen – private Nutzung

Für die Überlassung eines Dienstwagens empfiehlt es sich immer, eine ausdrückliche und nicht zu oberflächlich formulierte Nutzungsvereinbarung im Arbeitsvertrag zu treffen oder zusätzlich zum Arbeitsvertrag abzuschließen. Wird dem Arbeitnehmer die private Nutzung nicht ausdrücklich gestattet, sind auch Fahrten von der Wohnung zum Arbeitsplatz oder zurück nicht erlaubt. Bei einer vertragswidrigen Nutzung des Dienstwagens durch den Arbeitnehmer kann der Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen und im Wiederholungsfall sogar kündigen.

Folgende Punkte sollten im Rahmen der Regelung berücksichtigt werden:

• Umfang der privaten Nutzung und Kostentragung
• Nutzungsmöglichkeiten für Angehörige des Arbeitnehmers
• Haftung
• Versicherung
• Nutzung bzw. Widerruf der Nutzungsmöglichkeit bei Freistellung und Kündigung
• Fahrzeugtyp bzw. Preisgrenze und Auswahlrecht
• Auswahlrecht
• Pflege und Reparaturen des Fahrzeugs.

Wird das Fahrzeug bei einem Unfall, den der Arbeitnehmer nicht verschuldet hat, beschädigt, muss der Arbeitnehmer nicht für Reparaturkosten oder Schadensersatz aufkommen. Hat der Arbeitnehmer aber den Unfall verursacht, so ist für seine Haftung darauf abzustellen, in welchem Maß ihm ein Vorwurf zu machen ist.

Häufig wird bereits im Rahmen einer Nutzungsvereinbarung geregelt, dass der Arbeitnehmer nicht für einen Unfallschaden einzustehen hat, den er weder grob fahrlässig noch vorsätzlich verursacht hat. Fehlt eine solche Haftungsabrede, ist nach Art der Nutzung (geschäftlich oder privat) wie folgt zu differenzieren:

Bei der geschäftlichen Nutzung gelten die von der Rechtsprechung entwickelten Grundsätze der privilegierten Haftung des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber. Demzufolge trägt der Arbeitgeber den entstandenen Schaden bei leichter Fahrlässigkeit des Arbeitnehmers in voller Höhe. Bei mittlerer Fahrlässigkeit, d.h. dem Außerachtlassen der im Verkehr erforderlichen Sorgfalt, ist der Schaden unter Berücksichtigung aller Umstände zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufzuteilen. Ob und in welchem Umfang der Arbeitnehmer an den Schadensfolgen zu beteiligen ist, richtet sich – abhängig von Schadensanlass und Schadensfolgen – nach Billigkeits- und Zumutbarkeitsgesichtspunkten. Für den Arbeitgeber ist zu beachten, dass die Rechtsprechung von ihm den Abschluss einer bei Dienstfahrzeugen üblichen Versicherung – in der Regel Vollkaskoversicherung mit Selbstbeteiligung – verlangt. Bei zu geringem Versicherungsschutz hat der Arbeitgeber den nicht abgedeckten Schaden allein zu tragen. Der Nichtabschluss einer Vollkaskoversicherung kann bei der Abwägung zulasten des Arbeitgebers ins Gewicht fallen und zur Folge haben, dass der Arbeitnehmer nur in Höhe der Selbstbeteiligung haftet, die beim Abschluss einer Kaskoversicherung zu vereinbaren gewesen wäre.

Handelt der Arbeitnehmer vorsätzlich, hat er den Schaden selbst zu tragen. Dies gilt in der Regel auch bei grober Fahrlässigkeit, also dann, wenn der Arbeitnehmer in nicht entschuldbarer Weise gegen die an ihn zu stellenden Anforderungen verstoßen hat.

Die Grundsätze zur Haftungsbeschränkung des Arbeitnehmers gelten jedoch nicht ohne Weiteres bei Unfallverursachung im Rahmen privater Nutzung des Dienstwagens. Der Arbeitgeber soll nicht mit dem allgemeinen Lebensrisiko des Arbeitnehmers belastet werden. Das Hessische LAG (Urteil, 24.05.2006 – 8 Sa 1729/05) vertritt zwar die Ansicht, dass bei einer erlaubten privaten Nutzung und einer ordnungsgemäßen Versteuerung des geldwerten Vorteils (s.u.) von einer wirksamen, stillschweigenden Vereinbarung bezüglich der Übernahme für Reparaturkosten für private Unfälle durch den Arbeitgeber auszugehen ist. Anderer Auffassung ist aber z.B. das LAG Köln (Urteil, 15.09.1998 – 13 Sa 367/98), das von einer vollen Haftung des Arbeitnehmers bei Unfällen während privater Nutzung ausgeht. Insoweit sollten in einer Nutzungsvereinbarung klare Regelungen getroffen werden

Wurde kein Recht zur privaten Nutzung gewährt, muss der Arbeitnehmer das Fahrzeug jederzeit auf Verlangen an den Arbeitgeber herausgeben. Er behält jedoch seinen Anspruch auf Vergütung bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses, auch wenn ihm durch den Entzug der Nutzungsmöglichkeit die Erbringung seiner Arbeitsleistung unmöglich gemacht wird.

Ist dem Mitarbeiter die private Nutzung des Dienstwagens gestattet, darf er ihn grundsätzlich bis zum Ablauf des Vertrags weiterhin privat fahren. Denn die Nutzung des Dienstwagens ist Bestandteil des Arbeitsentgelts. Gleiches gilt für die Nutzung während eines Erholungsurlaubs oder einer Arbeitsunfähigkeit bis zu sechs Wochen.

Die Vereinbarung von Widerrufsklauseln, z.B. bei einer Freistellung, kann zwar zulässig, die Ausübung jedoch im Einzelfall unwirksam sein (vgl. BAG v. 21.3.2012, 5 AZR 651/10). Insoweit sollte bei einem Herausgabeverlangen des Arbeitgebers rechtlicher Rat eingeholt werden.

Der Arbeitnehmer hat die private, unentgeltliche Nutzung des Dienstwagens im Rahmen der Lohnsteuer regelmäßig als sogenannten „geldwerten Vorteil“ zu versteuern. Für die Ermittlung dieses Vorteils hat der Gesetzgeber zwei Methoden zur Verfügung gestellt: Nutzungspauschale oder Einzelnachweis.

Arbeitgeber und Mitarbeiter können die Methode der Vorteilsermittlung auswählen, diese aber nur zum Jahresende oder bei einem Wechsel des Kfz ändern. Bei der Nutzungspauschale wird als geldwerter Vorteil monatlich 1 % des Brutto-Inlands-Listen(neu)preises des Fahrzeugs angesetzt. Alternativ kann die Privatnutzung jedoch auch mit den tatsächlichen, durch Fahrtenbuch ermittelten Kosten veranschlagt werden. Insbesondere dann, wenn der Firmenwagen in nur sehr geringem Umfang privat genutzt wird, kann sich die konkrete Berechnungsmethode anhand eines Fahrtenbuches für den Arbeitnehmer auszahlen. Verzichtet der Arbeitgeber bei einem verschuldeten Unfall auf die Geltendmachung eines Schadensersatzanspruchs gegen den Arbeitnehmer, so ist auch dieser Verzicht vom Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil zu versteuern.