Voraussetzung ist eine Mindestbeschäftigung von sechs Monaten. Der Betrieb muss mindestens 16 Arbeitnehmer/-innen haben. Der Rechtsanspruch auf Verringerung der Arbeitszeit setzt nicht die volle betriebsübliche oder tarifliche Arbeitszeit voraus. Auch Beschäftigte, die bereits in Teilzeit arbeiten, können eine weitere Reduzierung der Arbeitszeit verlangen. Der Arbeitgeber muss die gewünschte Arbeitszeitverkürzung akzeptieren, wenn keine betrieblichen Gründe entgegenstehen.

Wichtig ist zunächst, dass die Verringerung der arbeitsvertraglich vereinbarten Arbeitszeit und der Umfang der Verringerung spätestens drei Monate vor Inkrafttreten der verringerten Arbeitszeit geltend gemacht werden müssen (§ 8 Abs. 2 Satz 1 TzBfG). Dabei sollen Arbeitnehmer/-innen die gewünschte Verteilung der verkürzten Arbeitszeit angeben. Sie können den Antrag mündlich stellen, empfehlenswert ist allerdings die Schriftform. Liegt der Antrag vor, hat der Arbeitgeber die gewünschte Verringerung der Arbeitszeit mit dem Ziel zu erörtern, zu einer Vereinbarung zu gelangen (§ 8 Abs. 3 TzBfG).

Zu dem Antragsverfahren hat das Bundesarbeitsgericht in einem Urteil vom 23.11.2004 grundsätzliche Ausführungen gemacht (9 AZR 644/03). Es ging bei dem Rechtsstreit um den Antrag einer Arbeitnehmerin auf Teilzeitbeschäftigung. Sie ist in einem größeren Unternehmen innerhalb einer Forschungsgruppe als technische Assistentin beschäftigt und verlangte vom Arbeitgeber eine Herabsetzung der wöchentlichen Arbeitszeit von 38,5 Stunden auf 25 Stunden. Auch mehrfache Gespräche brachten keine Einigung. Der Arbeitgeber lehnte das Begehren auf Teilzeitarbeit ab und berief sich dabei wesentlich auf betriebliche Gründe. Die Arbeit der Assistentin sei hochgradig spezialisiert und erfordere eine lange Einarbeitungszeit für eine weitere Beschäftigte.

Das Bundesarbeitsgericht hat den Rechtsstreit zur weiteren Aufklärung an das Landesarbeitsgericht zur Sachaufklärung zurückverwiesen und wichtige Feststellungen getroffen:

• Arbeitnehmer, die Teilzeitarbeit beanspruchen, können entscheiden, ob sie ausschließlich die Herabsetzung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit beanspruchen oder ob sie zusätzlich eine bestimmte Verteilung der so verringerten Arbeitszeit verlangen. Sie können die Verteilung der Arbeitszeit auch davon abhängig machen, dass der Arbeitgeber der gewünschten Verteilung zustimmt.
• Beschäftigte sind nicht verpflichtet, bereits mit dem Antrag auf Herabsetzung der Arbeitszeit verbindlich anzugeben, in welcher Weise die Arbeitszeit verteilt werden soll. Wollen sie allerdings eine bestimmte Verteilung der Arbeitszeit erreichen, müssen sie ihren Wunsch spätestens im Erörterungsgespräch mit dem Arbeitgeber formulieren.

Beschäftigte, die von ihrem Rechtsanspruch auf Herabsetzung der Arbeitszeit Gebrauch machen wollen, sollten sich rechtzeitig vor Antragstellung darüber klar sein, in welchem Umfang die Arbeitszeitreduzierung erfolgen soll und ob sie eine bestimmte Verteilung der verringerten Arbeitszeit möchten, etwa eine gleichmäßige Verteilung oder keine Beschäftigung an bestimmten Tagen. Erklären sie sich in dieser Weise, sind sie daran gebunden. Das gilt laut Bundesarbeitsgericht sowohl hinsichtlich der freien Verteilung der Arbeitszeit als auch für einen gestellten Verteilungsantrag.

Beschäftigte sind nicht verpflichtet, bereits im Antrag anzugeben, wie sie die verkürzte Arbeitszeit verteilen wollen. Spätestens in dem vom Gesetz vorgeschriebenen Erörterungsgespräch mit dem Arbeitgeber müssen sie jedoch – wenn sie die Verteilung der Arbeitszeit nicht dem Arbeitgeber überlassen wollen – die gewünschte Verteilung der Arbeitszeit nennen. Unterlassen sie dies, kann ein entsprechendes Verlangen in einem eventuellen Rechtsstreit weder nachgeschoben werden noch vom Gericht eine entsprechende Festlegung erfolgen.

Hat der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin sich bezüglich der Verteilung der Arbeitszeit nicht rechtzeitig festgelegt, wird häufig die Frage auftreten, ob sie nicht einfach zu einem späteren Zeitpunkt einen erneuten Antrag auf Reduzierung der Teilzeitarbeit stellen können. Das ist im Prinzip möglich, es gibt aber eine gesetzliche Sperrfrist. Beschäftigte können eine erneute Verringerung der Arbeitszeit frühestens nach Ablauf von zwei Jahren verlangen, nachdem der Arbeitgeber einer Verringerung zugestimmt oder sie berechtigt abgelehnt hat (§ 8 Abs. 6 TzBfG). Es ist also sehr zu empfehlen, mit klaren Vorstellungen den Anspruch auf Herabsetzung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit zu stellen beziehungsweise sich bei einer gewünschten Verteilung der verringerten Arbeitszeit spätestens im Erörterungsgespräch mit dem Arbeitgeber festzulegen.

Das Bundesarbeitsgericht hat auch zu dieser Frage Stellung genommen. Wenn sich der Arbeitgeber auf betriebliche Gründe beruft, die einer Verringerung der Arbeitszeit entgegenstünden, dann bedürfe es eines konkreten Sachvortrags des Arbeitgebers. So müsste er zum Kostenfaktor einer erforderlichen Ersatzkraft oder zur Geltendmachung einer betrieblichen Ablaufstörung konkrete Angaben machen. Die im Gesetz enthaltenen Verweigerungsgründe dürften nicht nur allgemein dargelegt werden. Gesetzlich liege ein betrieblicher Grund insbesondere vor, wenn die Verringerung der Arbeitszeit die Organisation, den Arbeitsablauf oder die Sicherheit im Betrieb wesentlich beeinträchtige oder unverhältnismäßige Kosten verursache (§ 8 Abs. 4 TzBfG).